公文是一个机关的“脸面”，公文质量高低，是决定发文效果的关键。在整个发文链条上，对文件草稿的审核，贯穿始终，特别是办公厅（室）的审核把关，好比是公文签发前的“二传”或“助攻”，因其综合性、技术性、专业性强，尤显重要。这里，谈谈在工作中总结的公文审核“五要诀”。

要诀一：明意图，坚持实事求是

　　意图是核稿的出发点，体现了发文的目的性和实用性。探明意图，是做好公文核稿的第一步。核稿伊始，应多问几个为什么：

　　为什么要发文？核稿人员收到文稿后，首先要了解发文意图，可通过查阅近期领导批示或讲话、本机关重要活动或会议的文件资料和新闻报道、相关收文或发文，以及与拟稿人电话沟通（要勤沟通、多请教），请其在办文要报上说明发文缘由和文稿起草的来龙去脉、补充相关背景资料等方式，做到心中有数、有的放矢。

　　能不能不发文？发文应当确有必要，核稿首先要把好“可行关”。凡法律法规或现行文件已有明确规定，或能通过电话、传真、口头协商等方式解决问题的，一律不发文。

　　发什么样的文？为达成某一意图确需发文的，核稿人员需要一一考虑：发给谁，写什么内容，篇幅是长是短，以什么发文规格，用什么文种，是上行文、下行文还是平行文，是用文件格式还是函的格式，是普通件还是急件或密件？先通过这番“望闻问切”，对文稿逐项作出初判后，再仔细核稿。

要诀二：守规范，坚持依法依规

　　核稿必须依法依规，不能凭空想象、主观臆断，不能大笔一挥、乱改一气。说到底，核稿就是寻找标杆、对标分析的“达标”过程，就是查漏补缺、增光添彩的“化妆”行为。工作中的规范大致可分为“两应两避免”：

　　应熟练掌握各级党政机关的共性规范。包括我国宪法及相关法律法规，党的路线方针政策，党中央、国务院机构设置及各机关的全称、规范化简称、排序及职责，中央领导同志的姓名、职务、排序及分工，现代汉语语法，数字、计量单位和标点符号用法等国家标准，以及《党政机关公文处理工作条例》规定的公文种类、格式、行文规则、办理程序，等等。

　　应熟练掌握各个党政机关的特殊规范。以安全生产工作为例，核稿的特殊规范包括但不限于：安全生产相关法律法规、重要文件、“三定”规定。

　　避免出现无从下手，找不到合适的规范，或依据不准确、不权威的“规范”，导致将错就错、画蛇添足。

　　避免出现死守规范、故步自封，不能与时俱进，不知变通创新，将原本活泼生动的文稿改成了千人一面的“八股文”。

要诀三：循先例，坚持参考先例

　　先例是核稿的参照物，是一种广义的规范，因其一般约定俗成、无明文规定，所以，循先例方面，往往更见核稿人员的功底、阅历和水平。

　　先例在哪里？先例的范围很广，从形式上看，既包括本单位的先例，也包括外单位的先例；既包括正面的范例，如党中央、国务院文件，也包括反面的典型，如发过的有“硬伤”的文件、被领导颠覆性修改过的花脸稿；既包括近期以来的相关重要文件、会议资料，又包括档案馆中存档的文件资料甚至历史典籍。核稿人员要勤于学习和积累，善于从领导、前辈身上学习传承，随时发现、甄别和归纳为核稿所用、称得上是先例的素材。

　　先例怎么用？一方面，先例具有重要的史料价值，遇到要不要发文、是否重复发文、前后左右的文件是否“打架”，发什么样的文、写什么内容，如何选用发文规格、文种、格式、缓急、密级、程序等问题，都可以参考先例。遇到一个文稿同时有几个先例时，要认真比对、筛选，以最恰当的先例为参考。另一方面，与依据规范一样，遵循先例要区分新旧惯例。绝不能拘泥于错误、被淘汰、已失效的先例，更不能一味抄袭。核稿人员应当在依法依规、参考先例的基础上，紧扣时代主题，因时因事而异，不断创新。

要诀四：讲程序，坚持严守程序

　　遵守程序是核稿的保险杠，是公文质量的重要保证。

　　严守发文的程序。应做到“两个务必两个避免”。

　　对于内容不合法、措施不合理、文字粗糙、格式不规范，未与相关部门协商或协商不一致、存在分歧等问题的文稿，务必立即予以退回，不能草率报领导签发，随手把矛盾上交。

　　对于规范性文稿，在核稿后、报领导签发前，务必要送法制机构进行合法性审查，把好“法制关”。

　　避免程序缺项，遗漏了起草过程中征求意见、上会研究、先请示汇报、会稿协商、合法性审查等重要程序。

　　避免程序紊乱，要么将文稿“直送”领导，出现文件“倒流”“倒签”；要么“横传”公文，影响效率，甚至导致公文丢失，贻误工作。

　　讲究核稿的程序和方法。

　　1.核稿人员要从理论和实践、整体和部分、宏观和微观、逻辑和形象、内容和形式、文字和格式等层面，视情况采取默念法、朗读法、前后对照法、多人分头审核法、集体研讨法等，对文稿进行综合“体检”、立体把关，做到准确规范、精益求精。

　　2.核稿时应注重总结规律、区分重点，如，在文字方面，拟稿人打字用五笔输入法，就可能出现错误的形近字；用拼音输入法，就可能出现错误的音近字。此外，涉及时间、序号等数字也容易出错，需多留心。

要诀五：重服务，坚持服务至上

　　服务是核稿的落脚点，把好发文“质量关”，既是服务于拟稿人、服务于领导，又是服务于整个机关、整个系统。

　　要明确定位。核稿人员既要坚持原则、大胆审核，又要时刻牢记处于辅助、服务的位置，尊重拟稿人，做到工作到位不越位、帮忙不添乱，用“火眼金睛”的真本事树口碑、立威信。切忌自以为是、拿鸡毛当令箭；切忌喧宾夺主、越俎代庖。

　　要强练内功。核稿人员要勤学习、苦练习、善总结、多感悟，既要掌握相关法律法规和方针政策，又要熟知本机关的全面工作，沟通左右、融会贯通；既要有扎实的语言文字功底，又要有严谨细致、“咬文嚼字”的钻研精神，苦练内家功、功到自然成。

　　要任劳任怨。核稿人员只有脚踏实地、任劳任怨，坐得了冷板凳、耐得住寂寞，才能在核稿中更好地奉献自我、服务大局。

                                                                                              （文章摘自《秘书工作》2013年第8期）